Overstappen naar bellen met Microsoft Teams?
De afgelopen jaren zijn er veel ontwikkelingen geweest in de telecomwereld. Binnen menig bedrijf is de kijk op telefonie en communicatie in de breedste zin des woords aanzienlijk veranderd. Dit heb ik in de praktijk meegemaakt en uiteraard ook helpen veranderen. Van telefooncentrales met analoge toestellen naar internetverbindingen met IP telefonie en toepasbare randapparatuur. Dit is de reden dat ik nu bij Purple, vanuit mijn consultant rol, de klant (en hopelijk ook jou) meeneem in de reis naar een nieuwe, plezierige manier van werken. Met Teams als nieuwe telefonieomgeving!
In dit artikel geef ik jou 6 redenen om over te stappen naar bellen via Microsoft Teams:
- Ultieme bereikbaarheid
- Ontzorging
- Kostenbesparing
- Geautomatiseerde afhandeling van gesprekken
- Verbeterde servicemanagement mogelijkheden
- Gemakkelijk nummerbeheer
1. Ultieme bereikbaarheid
De Microsoft Teams telefonie functionaliteiten bieden de mogelijkheid om te bellen en gebeld te worden van en naar vaste en mobiele telefoons op het openbare telefoonnetwerk (PSTN). Door het bellen via Teams als professionele telefonieomgeving ben je met jouw organisatie altijd bereikbaar voor klanten, collega’s en partners. Je gaat mee in de ontwikkelingen op het gebied van hybride werken en verbetert tegelijkertijd je bedrijfscontinuïteit én bereikbaarheid.
Het is fijn om vanaf elke willekeurige locatie, vanaf de apparaten waar je ook de meeste andere taken uitvoert, je telefoongesprekken te kunnen voeren. Zowel jouw laptop, mobiele telefoon als tablet vormen een krachtig middel om efficiënt je werk te kunnen doen. En wanneer je dit apparaat combineert met een gecertificeerde headset kun je ongestoord de klus klaren!
Ik heb gezien dat veel organisaties ten tijde van COVID-19 nog steeds gebruik maakten van traditionele telefonie met bijbehorende beperkte functionaliteiten. Dit betekende dat, tijdens een lockdown, de klantenservice medewerkers op kantoor moesten zijn om hun werk te kunnen verrichten. Dit was natuurlijk geen gewenste situatie. Met bellen via Teams ben je overal bereikbaar met jouw vaste nummer, wat kan zorgen voor verhoogde klanttevredenheid en verbeterde klantinteractie.
Daarnaast hebben gebruikers door telefonie onder te brengen in Teams (als onderdeel van het volledige Microsoft 365 pakket) alle productiviteit- en communicatietools overal bij elkaar op één plek. Denk aan bestanden, notities, taken en de chat. Dit verhoogt de productiviteit van de medewerkers en zorgt ervoor dat ze efficiënter hun werk kunnen doen.
Bedenk eens de situatie waarin je je huis niet kunt verlaten, zoals bijvoorbeeld een lekke band of een hevige storm. Hoe fijn is het dan dat je vanuit huis kunt werken en gewoon bereikbaar bent? Het verdwijnen van afstanden en reistijden verhoogt daarmee direct je productiviteit.
2. Ontzorgen
Tijdens mijn werk heb ik gemerkt dat veel organisaties onvoldoende kennis in huis hebben voor de overgang naar cloud telefonie. Het is een uitdagende omgeving en de expertise is schaars. Ik leg je graag uit wat er nodig is voor deze transitie en hoe je als organisatie het beste ontzorgd kunt worden.
Om te bellen via Teams en gebeld te kunnen worden heb je een SBC nodig, ook wel Session Border Controller genoemd. Deze SBC is een volledig beheerde koppeling tussen Microsoft Teams en het telefonienetwerk. Wil je met jouw bedrijf een eigen SBC omgeving omdat dit gewenst is vanwege regelgeving, of wil je juist profiteren van de voordelen van een gedeelde SBC omgeving met hoge beschikbaarheid en redundantie? Ik adviseer je graag! Wij beseffen namelijk dat dit belangrijke schakels zijn in de besluitvorming voorafgaand aan zo’n transitie. Uit eerdere trajecten is gebleken dat een juiste toepassing van de SBC omgeving resulteert in een veilige, stabiele en schaalbare oplossing met een infrastructuur welke volledig ondersteund en beheerd wordt.
Naast de SBC, hebben we ook nog de SIP trunk: een telefoonlijn die via internet de bestaande telefooncentrale verbindt met het openbare telefonie netwerk. Wil je verbinding maken met bestaande of nieuwe SIP platformen? Beide is mogelijk. Heb je een lopend contract hebt bij een telefonie leverancier en wil je toch over naar bellen met Teams? Dat kan! Als de SIP wordt geleverd door jouw huidige telefonie leverancier, dan koppelen wij deze aan onze SBC, welke weer gekoppeld is aan jullie Office365 omgeving. Op die manier vind de routering plaats van al het belverkeer.
Kies je ervoor om de telefoonnummers naar Purple te porteren, dan doen wij een porteringsverzoek bij jullie huidige telefonie leverancier en dan gaan alle vaste nummers over naar de Purple SIP Trunk. Dit biedt als voordeel dat je alles geïntegreerd hebt bij één provider, en je dus één aanspreekpunt hebt voor telefonie.
Het is daarnaast goed om te weten dat Purple een eigen volledig beheerd telefonienetwerk heeft met dekking in meer dan 60 landen. Een ideale oplossing als jouw bedrijf meerdere kantoren in verschillende landen heeft! Dankzij onze Managed SIP worden alle telefoonnummers en bel-abonnementen vanuit één oplossing en bij één partij beheerd. Wat dit voor jouw organisatie betekent? Dat jij geen apart telefoonabonnement nodig hebt in elk land waar jij een kantoor hebt.
3. Kostenbesparing
Bellen via Teams zorgt ook voor kostenbesparing. De kosten van traditionele telefonie liggen vrij hoog en zijn beperkt functioneel wanneer je bijvoorbeeld op kantoor moet zijn om de telefoon te gebruiken. Het bellen met Microsoft Teams is cloud-only; door de lage overhead zijn de kosten laag te houden. Daarbij behoeft het weinig hardware investeringen, zoals bijvoorbeeld datacenters en lokale hardware bij de klant. Tevens biedt Purple je scherpe tarieven op basis van prijs per user per maand. En niet te vergeten: onderling bellen tussen Teams gebruikers is gratis!
4. Geautomatiseerde afhandeling van gesprekken
De mogelijkheid om binnen Microsoft Teams gesprekken geautomatiseerd af te handelen is echt een uitkomst. Microsoft Teams biedt namelijk functionaliteiten waarmee bellers een geautomatiseerde begroeting horen, met behulp van een keuzemenu automatisch doorverbonden worden naar de juiste afdeling of medewerker en muziek horen terwijl ze in de wachtrij staan. Handig!
Zo heb ik recent voor diverse klanten zo’n telefonische ingang voor hun receptie ingericht. Klanten die hier eerder veel minder mogelijkheden in hadden. Door slimme inzet van Microsoft Teams telefonie functionaliteit wordt de afhandeling van de gesprekken nu in de juiste richting geleid en hiermee de overvloed aan gesprekken veel beter gestroomlijnd en verdeeld. Hierdoor neem je druk weg bij de, van oudsher, telefonische ingang en verbeter je de bereikbaarheid van jouw organisatie. Zo wordt je klantervaring ook een stuk beter.
5. Verbeterde servicemanagement mogelijkheden
Omdat er gebruikt gemaakt wordt van Microsoft365 heb je toegang tot verscheidene tools om rapportages te kunnen maken over het gebruik van zowel telefonie het bellen via Teams zelf. Deze rapportages zijn voorzien van standaard templates, maar zijn uiteraard ook aan te passen naar jouw wensen. Deze rapportages zijn te gebruiken binnen de zogenoemde portal van Microsoft365 en lokaal met PowerBI: een krachtige tool die het visueel kan maken.
Het grootste voordeel van zulke rapportages is dat, door het verbeteren van het inzicht in je telefonieomgeving, er mogelijkheden ontstaan waardoor je de service nóg beter kunt managen. Zo heb je meer inzicht in het gebruik, de kwaliteit en de soorten kanalen die gebruikers inzetten. Hier kun je dan natuurlijk weer op (bij)sturen! Bijvoorbeeld door inzet van beleid of gebruikersadoptie.
Daarnaast kan het voordelig zijn om in Microsoft Teams zowel de collaboration (samenwerken, meetings, audio/video gesprekken) als communication (telefonie) omgevingen samen te brengen in één krachtig platform. Zo heb je alle flexibiliteit en gebruiksmogelijkheden, maar ook maximale controle voor service management en support.
6. Beheer je telefoonnummers eenvoudig met de Purple Assistant
Nummerbeheer via Microsoft Teams is voor veel klanten een uitdaging: telefoonnummers worden in blokken gekocht en deze nummers belanden dan vaak nog in een spreadsheet om uit te delen aan werknemers. Daarna worden de nummers stuk voor stuk (handmatig) uitgedeeld aan werknemers en via foutgevoelige scripts wordt Teams dan nog eens geconfigureerd. Bij Purple zien we veel klanten hiermee worstelen, dus besloten we om een oplossing te bouwen!
Dit hebben we gedaan, de oplossing heet Purple Assistant. Het is een Teams app die jouw organisatie met deze uitdaging kan helpen. Grote en kleine aantallen ingekochte telefoonnummers kunnen makkelijk en veilig beheerd en toegewezen kunnen worden aan gebruikers. Het is een end-to-end oplossing die direct in Teams gebruikt kan worden.
Purple helpt jou over te stappen naar bellen via Teams
Hopelijk heb ik je door deze vijf redenen een beter beeld gegeven van de Microsoft Teams telefonie omgeving en je overtuigd om over te stappen naar cloud telefonie. Bellen via Teams heeft tenslotte ontzettend veel voordelen! Nog niet helemaal overtuigd? Gebaseerd op een onderzoek van Forrester TEI, verbetert het bellen via Teams de prestaties van werknemers en bedrijven én biedt het verbeterde beveiliging, compliance, uptime en mobiliteit. Wie wil dat nou niet?
Meer weten of heb je vragen?
Volgende artikel
11 juni 2024